Ó Coimisiún um Chaighdeáin in Oifigí Poiblí
Foilsithe
An t-eolas is déanaí
Tá an polasaí seo ceaptha chun cabhrú le daoine atá ag cur gearán faoi bhráid an Choimisiúin um Chaighdeáin in Oifigí Poiblí tuiscint a fháil ar an gcaoi ar féidir uirlisí na hIntleachta Saorga (IS) a úsáid go héifeachtach.
Cuimsítear ar fhreagrachtaí an Choimisiúin maoirseacht ar eitic agus ar chaighdeáin in oifig phoiblí. Cuimsítear mar chuid den ról maoirseachta sin imscrúdú a dhéanamh maidir le cé acu an bhfuil oifigigh phoiblí ag gníomhú i gcomhréir leis na caighdeáin is gá d'oifig phoiblí (ar a dtugtar ‘gearáin agus imscrúduithe eitice'). Chuige sin, breithníonn an Coimisiún gearáin ó dhaoine den phobal agus déanann sé imscrúduithe, i gcás ina meastar gurb iomchuí. Ról fiosrúchánach is ea an ról atá ag an gCoimisiún faoi na hAchtanna Eitice. Ciallaíonn sé sin go gcinneann an Coimisiún féin ar cheart imscrúdú a dhéanamh agus cineál agus méid aon imscrúdaithe.
Mar thoradh air sin, is í an fhaisnéis is tábhachtaí is féidir leat a chur ar fáil i ndáil le do chás ná cur síos soiléir agus simplí ar an méid a tharla i do chuid focal féin.
Is féidir le huirlisí IS a bheith úsáideach chun cabhrú leat do chuid smaointe a eagrú nó gramadach a fheabhsú, srl. Mar sin féin, léirigh ár dtaithí gur féidir comhfhreagras a ghineann IS a bheith míchruinn agus go bhféadfadh méideanna móra ábhair a bheith ann nach mbaineann leis i gcomhthéacs na seirbhíse a sholáthraímid. Is minic nach mbíonn an fhaisnéis shoiléir a theastaíonn uainn chun an cheist atá i gceist a mheas sna doiciméid níos faide a ghintear le cabhair ó IS. Ina áit sin, is minic a chuireann siad méid suntasach faisnéise breise ar fáil nach gcabhraíonn linn déileáil le do chás agus, go ginearálta, tógann na cásanna sin níos mó ama le déileáil leo.
Is é an chomhairle atá againn duit ná gurb iad na freagraí ar na ceisteanna sonracha a leagaimid amach inár bhfoirm ghréasáin an fhaisnéis is fearr is féidir leat a chur ar fáil, go háirithe i do chuid focal féin. Cabhraíonn sé seo linn an tuiscint is fearr is féidir a fháil ar an méid go díreach a tharla agus ar an ról is féidir linn a imirt chun cabhrú leat.
Is féidir le huirlisí IS faisnéis mhíchruinn nó mhíthreorach a tháirgeadh, nó faisnéis atá rófhairsing gan ghá. Cé gur féidir leo a bheith cabhrach, baineann rioscaí lena n-úsáid freisin, amhail:
Ráitis mhíchruinne ar fhíricí: Féadfaidh IS an fhaisnéis fhíorasach i do chomhfhreagras a athdhréachtú ar bhealach nach bhfuil cruinn a thuilleadh. Féadfaidh IS moladh freisin faisnéis bhreise a chur san áireamh nach mbaineann le do chás. D’fhéadfadh sé seo a bheith mar thoradh ar ráitis mhíchruinne a bheith i do chás maidir leis an méid a tharla.
Faisnéis dhlíthiúil mhíchruinn: Féadfaidh IS ábhar a ghiniúint a bhfuil cuma ábhartha agus údarásach air, ach atá mícheart nó nach mbaineann le dlí na hÉireann ná lenár nósanna imeachta.
Tagairtí earráideacha: Féadfaidh IS tagairtí a tháirgeadh do dhlíthe, polasaithe nó cinntí nach bhfuil ann i ndáiríre. Tugtar “siabhránacht IS” air seo.
Ár gcur ar seachrán: Féadfaidh IS méideanna móra faisnéise a tháirgeadh nach mbaineann leis an gcaoi a láimhseálaimid do chás. D’fhéadfadh sé seo a bheith mar thoradh ar an bhfaisnéis a mheasann tú a bheith tábhachtach a bheith curtha i leataobh ag ábhar a ghineann IS.
Moill: Déantar an fhaisnéis a chuirtear chugainn a scrúdú chun a hábharthacht a chinneadh. Cuirfidh scrúdú ar mhéideanna móra faisnéise nach mbaineann leis moill ar dhul chun cinn do cháis.
Diúltú do d’iarratas: I gcásanna nach féidir substaint cás a chinneadh go héasca, nó ina gcuirtear cuid mhór ama amú ag scrúdú méideanna móra faisnéise, féadfar iarraidh ort do chás a chur isteach arís, i do chuid focal féin, ionas gur féidir linn dul ar aghaidh.
Má roghnaíonn tú uirlis IS a úsáid chun cabhrú leat comhfhreagras a dhéanamh linn:
• Ba chóir duit cruinneas an ábhair a dheimhniú.
• Seiceáil gach ráiteas fíorasach go cúramach chun a chinntiú go léiríonn sé an méid a tharla i ndáiríre i do chás.
• Seiceáil gach tagairt do pholasaí nó do dhlí i gcoinne foinsí iontaofa nó cáipéisíochta.
• Ná cuir ábhar san áireamh nach dtuigeann tú go hiomlán nó nach féidir leat a mhíniú dúinn.
• Bí ar an eolas faoi na rioscaí príobháideachais a bhaineann le sonraí íogaire a chur isteach in uirlisí IS a d’fhéadfadh do shonraí a choinneáil nó a phróiseáil chun críocha eile.
• Bheadh sé ina chuidiú dá gcuirfeá in iúl dúinn má tá IS á úsáid agat. Má tá, ba chóir duit smaoineamh ar ráiteas a dhéanamh ina leith sin, mar shampla: “Dréachtaíodh codanna den chomhfhreagras seo ag baint úsáid as uirlis IS. Tá athbhreithniú déanta agam ar an ábhar agus tá a chruinneas deimhnithe agam.”
Nóta deiridh: Is tusa atá freagrach as cruinneas, ábharthacht agus macántacht do chuid doiciméad, fiú má d’úsáid tú IS chun cabhrú lena n-ullmhú.